Groupes de travail

Introduction

Le système de plaintes de la RSPO est un processus équitable, transparent et impartial pour traiter et traiter dûment les plaintes contre les membres de la RSPO pour des allégations de violation de l'une des dispositions des documents clés de la RSPO. Il n'est pas destiné à se substituer aux exigences légales et aux mécanismes en vigueur. Il est régi par les Procédures de réclamation et de recours 2017 (CAP 2017), approuvées par le Conseil supérieur le 14.06.2017 et modifiées avec effet au 1.12.2018. Les CAP 2017 sont guidés par les principes relatifs à l'accessibilité, l'efficacité, l'impartialité, la responsabilité et l'indépendance. Le CAP 2017 a également été introduit pour garantir que les plaintes et les recours contre les membres de la RSPO sont traités et résolus de manière équitable, impartiale et transparente.

Cinq (5) ans après son introduction et sa mise en œuvre, la RSPO est maintenant en mission pour revoir ses procédures de plaintes et d'appels. Dans sa quête d'amélioration de ses procédures et systèmes, la RSPO cherche également à explorer l'idée d'élever le système de plaintes existant en un système de réclamation plus large qui harmonise les divers processus et systèmes complexes au sein de l'écosystème RSPO.

Compte tenu de ce qui précède et conformément aux exigences des termes de référence de l'examen des procédures de plainte et d'appel de la RSPO 2017 et en explorant la mise en œuvre d'un système de règlement des griefs (ci-après dénommé le «TdR d'examen»), un groupe de pilotage (ci-après dénommé « SG ») sera établi pour superviser le travail du consultant pour cet examen.

Objectif

Le SG, avec le soutien du Secrétariat, devra superviser le travail du consultant pour s'assurer que l'examen est équilibré et complet et qu'il aborde toutes les questions pertinentes et suit la procédure régulière. En particulier, le SG, avec le soutien du Secrétariat, doit s'assurer que le consultant remplit les objectifs des TdR d'examen comme suit :

1. Examiner le CAP 2017 et déterminer son efficacité à fournir des recours en cas de violations établies des documents clés de la RSPO et explorer l'introduction et la mise en œuvre d'un système de réclamation révisé conformément aux Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme par le biais de la recherche, de l'examen de la littérature, consultations et réunions.
2. Identifier tous les processus existants au sein de la RSPO, y compris, mais sans s'y limiter, les processus CAP 2017 comprenant le mécanisme de règlement des différends et l'engagement bilatéral dans le traitement des violations réelles et présumées des documents clés de la RSPO ainsi que les principales parties prenantes internes et externes impliquées dans ces processus, les documents dont ils découlent, l'applicabilité de ces documents et les processus décisionnels.
3. En particulier, pour identifier les processus non-CAP 2017 au sein du système RSPO traitant des violations réelles et présumées des documents clés RSPO.
4. Identifier les conflits d'intérêts potentiels et ensuite déterminer la répartition appropriée des rôles et des tâches entre le Secrétariat et les parties prenantes concernées telles que le Conseil des gouverneurs, les comités permanents, le panel des plaintes, etc. lors de la gestion des processus de la RSPO (comme indiqué dans les points (b ) et (c) ci-dessus).
5. Recueillir et examiner les commentaires des membres de la RSPO et des parties prenantes internes et externes concernées sur leur perception de ces processus au sein de la RSPO pour traiter les violations réelles et présumées des documents clés de la RSPO.
6. Identifier les lacunes et les défis au sein des processus de la RSPO dans le traitement des violations réelles et présumées ainsi que pour déterminer les critères appropriés pour déclarer une violation réelle ou présumée résolue et close.
7. Explorer et recommander des méthodes d'harmonisation de ces processus avec le CAP 2017 pour parvenir à un système de réclamation unique et efficace.
8. Élaborer ensuite un projet de cadre pour le système de réclamation avec des procédures claires conformes aux Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme et dans le processus assurant un équilibre entre la transparence et l'accessibilité à l'information par les parties prenantes et la confidentialité de l'information.
9. Examiner les commentaires sur le projet obtenus par le biais de consultations publiques, du groupe de pilotage et du secrétariat.
10. Présenter au groupe de pilotage et au secrétariat un cadre finalisé pour un système de réclamation RSPO unique avec des procédures claires conformes aux exigences des principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme.

Le SG recevra les recommandations finales du consultant et les signera. Après avoir consulté le Comité permanent d'assurance, il fera ses recommandations finales au Conseil des gouverneurs de la RSPO pour approbation.

Composition

Le SG sera établi sur invitation du Secrétariat et, une fois établi, rendra compte au Conseil des gouverneurs. Le SG sera composé des personnes suivantes : –

• Président-directeur général (PDG) de la RSPO
• Deux (2) membres du Comité permanent d'assurance de la RSPO
• Deux (2) membres du comité des plaintes de la RSPO
• Un (1) membre du Comité permanent des petits exploitants de la RSPO
• Un (1) membre du groupe de travail sur les droits de l'homme de la RSPO

Les membres du SG devront agir d'une manière exempte de conflits d'intérêts et déclarer tout conflit susceptible de survenir. Dans le cas où un membre n'est pas en mesure de participer pleinement, par exemple en raison de conflits d'intérêts ou d'absences répétées aux réunions, le SG peut, par consensus, demander au membre de se retirer et d'être remplacé.

Communication

Le SG se réunira pratiquement quatre (4) fois au cours de l'examen. Lors de ces réunions, les règles de Chatham House s'appliquent. La règle de Chatham House vise à fournir l'anonymat aux orateurs. Cette règle est appliquée tout au long des réunions comme aide à la libre discussion, favorisant l'ouverture et le partage d'informations. La règle de Chatham House se lit comme suit :

"Lorsqu'une réunion, ou une partie de celle-ci, se tient selon la règle de Chatham House, les participants sont libres d'utiliser les informations reçues, mais ni l'identité ni l'affiliation du ou des orateurs, ni celle de tout autre participant ne peuvent être révélées .'

Toute communication publique relative au SG et à son travail sera convenue par consensus des membres du SG et approuvée par l'équipe de communication de la RSPO.

Dissolution

Le SG sera dissous une fois qu'il aura fait ses recommandations finales sur le cadre finalisé pour un système de réclamation RSPO unique au Conseil des gouverneurs de la RSPO pour approbation.

Rôle du Secrétariat de la RSPO

Le Secrétariat de la RSPO fournira le soutien humain et logistique dont le SG a besoin pour atteindre ses objectifs.